Порядок сертификации продукции

Сертификация продукции включает в себя несколько последовательных этапов. Мы подготовили понятную инфографику и подробное описание каждого шага.

Наши специалисты помогут быстро получить сертификат на продукцию. Вы предоставляете базовый пакет документов, и мы приступаем к работе без предоплаты. За 9 лет оформили 23 000 документов для 5 800 компаний России, Казахстана и Беларуси.

Подготовка документов и подача заявки

В первую очередь предпринимателям надо подготовить необходимый пакет данных: учредительные документы, технические условия, инструкции по сборке, эксплуатации и т. п. Все перечисленное прикладывают к заявке, которую подают в орган по сертификации, аккредитованный на заявляемую продукцию. Заявитель также вправе дополнительно предоставить любые документы (протоколы испытаний, акты исследований внешних лабораторий, центров и пр.), доказывающие безопасность заявленного продукта.

Стоит отметить, что предъявлять нужно копии. Однако у обратившейся компании должны быть при себе оригиналы, и учтите, что их могут запросить. Предоставлять подаваемое можно в электронном виде – в таком случае все должно быть заверено квалифицированной цифровой подписью. Если же ее нет, то тогда документы надо распечатать, подписать и поставить печать.

Что должно быть в заявке?

Этот документ необходим, чтобы определить стоимость услуги сертификации продукции. Кроме того, в нем также указываются базовые данные по конкретному товару и по самой компании. Вообще заявление составляется в произвольной форме. Тем не менее существуют данные, которые в него обязательно нужно внести:

1. Название документа. В нем должно отражаться то, что именно вы хотите получить (обязательный или добровольный сертификат, например).
2. Данные органа, в который подается заявка. Как правило, официальное название компании, имя руководителя (можно указать просто должность), контакты. Все это обычно идет сверху справа. Но иногда такой пункт пропускается, например, при заполнении заявки через сайт центра сертификации.
3. Название продукции. Сначала идет вид, потом – конкретизация, в конце указывается марка, модель или артикул.
4. Схема сертификации. В целом это необязательный пункт, поскольку определенный вариант выбирает обычно сам орган, исходя из того, кто подает документы. Так, отечественному производителю будет назначена схема «на серийное производство», а импортному, скорее всего, «на контракт». Но вообще возможны разные решения, поэтому если вас интересует что-то конкретное, то не пропускайте этот пункт.
5. Коды ОКПД2 и ТН ВЭД. Стоит заполнить, если вам точно известно соответствующее значение. В противном случае лучше всего пропустить.
6. Полное наименование компании. Здесь нужно написать данные того, на кого оформляется сертификат. Обратите внимание на это, если документы подает дилер, а не производитель.
7. Юридический адрес обратившегося лица. Также следует вписать актуальные контакты, по которым с ним можно связаться.
8. №ОГРН, когда и кем именно выдан. Другие реквизиты лица.
9. Название производителя и его данные. Можно пропустить, если заявка подается компанией, которая занимается изготовлением товара.
10. Реквизиты производителя, его контакты, прочие данные. Ф.И.О. руководителя.
11. Дата заключения контракта и его номер. Заполняется только заявителем, являющимся иностранной компанией.
12. ТУ или ГОСТ, если продукция им соответствует и у вас есть подтверждающие это документы. В противном случае нужно пропустить.
13. Дата заполнения заявления. В некоторых случаях также нужно поставить подпись, если того требует центр сертификации

Обратите внимание на то, что раньше сертификат можно было оформить на два лица: на отечественного производителя и на заявителя. Однако сейчас законодатель убрал такую возможность. То есть получать сертификат может только сам производитель в РФ или же кто-то от его имени на основании доверенности. Так что указание в заявке соответствующих данных еще не означает, что документ будет выдан на 2 компании.

Что делать в тех случаях, когда компания заказывает производство конкретного товара заводу, например, по собственным разработкам? В таком случае у нее остается 2 варианта:

1. Объявить производителем себя и оформить всю документацию соответствующим образом. В подобной ситуации ее взаимоотношения с другой фирмой будут нюансами, то есть именно заказчик станет нести ответственность за качество продукции на 100% и перед потребителями, и перед контролирующими органами. Но он может прописать механизм контроля в договоре, согласно которому и будет производиться товар.
2. Предоставить производителю оформление сертификата, а на продукции указать собственный товарный знак. По закону такое вполне возможно.

Что же касается ситуации, когда сертификация оформляется на импортную компанию, то тогда в документ по-прежнему можно внести 2 компании, то есть российскую организацию и импортного производителя. Сертификат о соответствии выдается на партию товара, или на серийное производство сроком от 1 года до 5 лет. Однако в таком случае в документе будет указан конкретный контракт (в случае сертификации партии товара), либо договор уполномоченного изготовителем лица.

Итак, дальше центр сертификации анализирует заявку и в течение 1-10 дней сообщает о своем решении. В случае отказа заявителю объясняют причины, а если все в порядке — определяется схема сертификации и необходимые лабораторные испытания. После заключения договора и оплаты услуг начинается проверка соответствия.

В каких случаях порядок сертификации продукции может нарушаться?

Стоит отметить, что выше описан стандартный порядок сертификации продукции. Однако в некоторых случаях он может игнорироваться. Иногда это зависит от продукта: далеко не все товары требуют дотошного инспекционного контроля. К тому же непосредственно выезд проблематично совершить в отношении иностранного предприятия.

Процесс оформления документов может быть значительно упрощён для заявителя, если он попросит во всём разобраться юриста. В этом случае этапы сертификации продукции будут несколько смазаны в связи с участием в деле посредника. С одной стороны, заявителю не придётся детально во всём разбираться лично. И в целом процесс для него упростится. С другой стороны, заявителю придётся оформлять непосредственно доверенность на третье лицо. То есть у него появятся новые этапы, просто другие.

От чего ещё зависит порядок сертификации?

Необходимо отметить, что порядок прохождения сертификации может зависеть от того, оформляется ли декларация или сертификация, является ли получение такого документа обязательным или добровольным. Это непосредственно влияет на схему. Стандартно всё выглядит следующим образом:

• Короче всего проходит процедура добровольного декларирования. Здесь стандарты будут наименее требовательными. По факту, заявителю необходимо просто подать заявление о желании получить декларацию, а также ряд документов. За их достоверность отвечает он.
• Процедура добровольного получения сертификата несколько усложнена. В данном случае чаще могут проводиться испытания. Но в целом всё достаточно упрощено.
• Процесс обязательного получения декларации уже состоит из определённого количества этапов, которые никак нельзя сократить. Непременно нужно проводить испытания. В отношении отдельных видов товаров анализы будут выполняться минимум 2-3 недели. Конкретика зависит от того, что именно изучается.
• Дольше всего – процесс обязательного получения сертификатов. Он может включать в себя целый ряд испытаний, выезд на место производства и многое другое. Нередко это затягивается на месяцы.

Определённое значение также имеет то, на соответствие чему именно проверяется. Есть разница между техническим регламентом ТС и национальными стандартами. Одним словом, всё нужно учитывать в комплексе.

Испытания образцов продукции

Сертификация некоторых видов товаров предполагает обязательные испытания образцов продукции. В нормативных документах описано, как все будет происходить, сколько требуется образцов, как их отбирать и транспортировать. Процессом занимается орган по сертификации или указанная им лаборатория. Все образцы должны быть идентичны продукции, поставляемой потребителю, и изготовлены по тем же технологиям. К товарам также прикладывают сопроводительные документы.

Испытания продукции проводят аккредитованные лаборатории. После завершения проверок они оформляют результаты в протоколы по установленному образцу. Эти документы обычно хранят не менее 3-х лет. Их копии обязательно предоставляют как органу по сертификации, так и заявителю.

Что происходит с образцами? Как правило, если они прошли проверку, то такую продукцию хранят в течение всего срока годности или же на протяжении периода действия выданного сертификата.

Обратите внимание, что передача товаров лаборатории должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерской отчетности. Если возврат продукции не предполагается, а также если ее нельзя больше использовать (или в процессе проверки образцы были уничтожены), то в таком случае компания-заявитель имеет право указать эти финансовые потери как расходы. Но они должны быть надлежащим образом подтверждены, чтобы у налогового органа впоследствии не возникло вопросов.

Экспертиза производства

Некоторые схемы сертификации предполагают еще и экспертизу производства. Специалист от органа по сертификации выезжает непосредственно к последнему и оценивает достаточность и правильность документации, состояние оборудования, средств измерения, складов и выполнение требований к ним, систему контроля. Иными словами, проверяет, выполняются ли на практике нормативные требования к производству.

Для анализа производства разрабатывают специальную рабочую программу. В ней указывают элементы технологических процессов, подлежащие проверке. По итогам данной процедуры оформляют акт с оценками каждого показателя и заключению в общем, который соответствующим органом рассматривается, когда принимается окончательное решение: выдать/не выдать подтверждающий соответствие документа. Но центр сертификации, как правило, опирается не только на него.

Выдача сертификата

Если принято положительное решение, то орган по сертификации осуществляет оформление согласно действующим нормативам. Обратите внимание на то, что сначала заявителю высылают макет документа. Это необходимо для того, чтобы не допустить грубых ошибок, например, не вписать неправильное название компании и т. п. После того как клиент утвердит образец, подготавливается оригинал. В некоторых случаях согласование проходит по другой схеме.

Сроки действия сертификата определяются в зависимости от схемы. По истечению соответствующего времени нужно будет проходить всю процедуру повторно, то есть оформлять документ опять.

Стоит отметить: если до даты, определяющей окончание действия сертификата, производитель внесет существенные коррективы в конструкцию, комплектацию, технологию изготовления, то он должен уведомить о них учреждение, которое выдало документ. В таких случаях будет приниматься в расчет назначение повторных лабораторных проверок.

Инспекционный контроль производства

Некоторые техрегламенты предусматривают последующий инспекционный контроль производства. Его проводят минимум раз в год, пока действует сертификат соответствия. Первый аудит проходит не раньше полугода после выдачи документа. Последующая – не позже чем через год. Периодичность такой процедуры определяется различными факторами:

• объемом выпускаемой продукции;
• степенью опасности товара для людей и окружающей среды;
• стабильностью производственного процесса;
• наличием на предприятии внедренной системы менеджмента качества;
• наличием сертификатов на другие линейки, что тоже подразумевает инспекцию и пр.

Проверки бывают как плановыми, так и внеплановыми. Инспекционные эксперты могут снова запросить образцы продукта и обратить внимание на процесс его изготовления.

Вообще инспекционный контроль предполагает 5 этапов:

1. Формирование комиссии. Обычно сначала назначают представителя, который начинает подбирать членов. Главным является компетентность специалистов в отношении процесса производства у конкретной компании и оценки безопасности, а также качества ее продукции. После происходит утверждение времени проведения проверки (если та плановая).
2. Запрос документов от производителя и изучение всех поступивших данных. Чем их больше, тем короче в дальнейшем будет вся процедура.
3. Выезд на предприятие. Стоит отметить, что члены инспекционной комиссии должны получить допуск ко всем цехам, которые имеют отношение к созданию продукции. В свою очередь они обязаны сохранять в тайне полученные ими сведения, в том числе и для защиты коммерческих интересов.
4. Отбор отдельных образцов продукции и проведение испытаний. Оформление результатов в отдельном документе.
5. Подведение итогов проверки. Составление заключения, в котором содержится решение о продолжении, приостановке или прекращении действия сертификата соответствия.

Прохождение инспекционного контроля возможно с некоторыми отличиями. Однако описанная выше схема в целом универсальна.

Необходимо отметить, что, если компания считает, что действия сертификационного центра или же лаборатории (инспекционной комиссии) нарушили ее права или интересы, она может подать жалобу непосредственно в соответствующую организацию. При отсутствии реакции или же при отказе удовлетворить ее претензии фирма вправе обратиться в суд.