Следующий вопрос, который интересует большинство в связи с разницей — это когда нужно оформлять сертификат, а когда следует готовить декларацию.
“На самом деле всё определяется уже упоминавшимися выше техническими регламентами Таможенного союза или же другими нормативами”
В частности, если по таким стандартам предусмотрена обязательная сертификация в виде оформления сертификата, то и готовить нужно его. Если же предполагается декларирование, то нужно сделать обязательную декларацию.
Однако если речь идёт о прохождении сертификации по национальным стандартам, то есть согласно ГОСТу, то там есть свои моменты. В частности, понять, что именно стоит оформлять, можно согласно национальным стандартам, а если точнее, то по двум спискам продукции. В одном перечне указаны товары, которые подлежат сертификации. В другом — то, на что нужно готовить декларацию.
Поэтому чтобы разобраться было проще, нужно ещё понять, о какой именно системе идёт речь. Отличия бывают существенными.
Иногда обязательной формы подтверждения соответствия нет. В этом случае заявитель может ничего не оформлять. Однако, чтобы избежать недоразумений с таможенными органами при провозе товаров через границу, а также с покупателями, лучше всего подготовить отказное письмо. Это документ, который официально подтверждает, что обязательства составлять сертификат или же декларацию в конкретном случае нет.
Сертификацию выдаёт соответствующий аккредитованный орган. Он предоставляет заявителю оригинал сертификата, причём официально утверждённый. Данные о нём вносятся в специальный реестр. Причём внести такую информацию имеют право сотрудники указанного органа.
Что же касается декларации, то здесь всё более свободно. Заявитель может совершенно спокойно сам её регистрировать. Получать бланк ни от кого не нужно.
Считается, что жёсткость контроля при оформлении сертификата на порядок выше. Поэтому если нужно подтвердить соответствие товара стандартам на высоком уровне, то в этом случае осуществляется сертификация. Для большей части продукции, как правило, достаточно декларирования. Однако определять самостоятельно, в каких случаях насколько жёсткий требуется контроль качества, не стоит. Логика обывателя и законодателя может расходиться. К тому же нередко бывает так, что по техническим регламентам Таможенного Союза может потребоваться получить сертификат, а согласно национальным стандартам — декларацию. Поэтому лучше всего проверять такие моменты по документам.
Сертификацию подписывает сертификационный орган, который прошёл специальную аккредитацию и имеет на это право. Считается, что именно он и несёт ответственность. Например, получить такой документ 
